Czy na działalności jednoosobowej można kogoś zatrudnić?

Masz jednoosobową działalność i zastanawiasz się, czy możesz kogoś zatrudnić bez zmiany formy firmy? Z tego artykułu dowiesz się, jak to wygląda w praktyce i jakie obowiązki spadają na Ciebie jako pracodawcę. Poznasz też różne rodzaje umów, koszty oraz zasady przy ryczałcie i niskim ZUS.

Czy na działalności jednoosobowej można kogoś zatrudnić?

Nazwa jednoosobowa działalność gospodarcza często wprowadza w błąd. Wiele osób uważa, że skoro działalność jest „jednoosobowa”, to przedsiębiorca musi wszystko robić sam. W polskim prawie wygląda to inaczej. JDG oznacza tylko, że właścicielem jest jedna osoba fizyczna, a nie że nie wolno zatrudniać innych.

Przedsiębiorca prowadzący JDG może zatrudniać pracowników na takich samych zasadach jak spółki. Z punktu widzenia Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego jesteś po prostu pracodawcą. Liczba zatrudnionych nie zmienia formy prawnej Twojej firmy. Zmienia tylko skalę obowiązków, zwłaszcza w obszarze ZUS, podatków i dokumentacji kadrowej.

Jednoosobowa działalność może zatrudniać pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła, a nawet stażystów – ograniczenia dotyczą głównie podatków i ubezpieczeń, a nie samego faktu zatrudnienia.

Statystyki z początku 2022 roku pokazują, że w Polsce działało blisko 2,6 mln jednoosobowych firm. Około 500 tys. z nich zatrudniało od 2 do 5 osób, a około 140 tys. od 6 do 9 pracowników. To pokazuje, że zatrudnianie w JDG jest zjawiskiem powszechnym, a nie wyjątkiem.

Jakie umowy można stosować w jednoosobowej działalności?

Właściciel JDG ma do dyspozycji pełen wachlarz form zatrudnienia, dokładnie tak jak większe przedsiębiorstwa. Wybór konkretnego rodzaju umowy wpływa na Twoje obowiązki wobec pracownika, ZUS oraz urzędu skarbowego. Warto dopasować formę współpracy do charakteru zadań, czasu ich trwania i poziomu podporządkowania pracownika.

Przy każdej umowie trzeba osobno przeanalizować koszty wynagrodzenia, składek i podatku. Inaczej wygląda obciążenie przy umowie o pracę, inaczej przy umowie zlecenia, a jeszcze inaczej przy umowie o dzieło. Błędny dobór formy, zwłaszcza gdy faktycznie występują cechy stosunku pracy, może skończyć się problemami przy ewentualnej kontroli.

Umowa o pracę

Umowa o pracę to najbardziej klasyczna forma zatrudnienia. Pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju, w miejscu i czasie wskazanym przez Ciebie oraz pod Twoim kierownictwem. W zamian otrzymuje wynagrodzenie i pełnię praw pracowniczych: urlop wypoczynkowy, zwolnienia chorobowe, okres wypowiedzenia, ochronę w zakresie BHP.

W praktyce możesz zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony, na czas określony albo na okres próbny. Ten ostatni sprawdza się, gdy chcesz najpierw przetestować umiejętności nowej osoby. Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że gdy występują cechy stosunku pracy, nie wolno zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną tylko po to, by ograniczyć koszty.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia sprawdza się przy współpracy bardziej elastycznej. Zleceniobiorca wykonuje określone czynności, często bez sztywno określonych godzin i miejsca pracy. Rozliczenie może odbywać się na podstawie przepracowanych godzin lub wykonanych zadań, zgodnie z ustaleniami w umowie.

Przy umowie zlecenia najczęściej opłacasz za zleceniobiorcę składki na ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, z wyjątkiem niektórych grup, np. studentów i uczniów do 26 roku życia. U nich, przy pewnych warunkach, obowiązek składkowy nie występuje, a w zakresie podatku działa program Bez PIT dla młodych.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło jest powiązana z konkretnym rezultatem, np. stworzeniem projektu graficznego, strony internetowej czy napisaniem tekstu. Wynagrodzenie przysługuje za wykonanie określonego dzieła, a nie za samą staranność działania. To dobra forma, gdy liczy się skończony efekt, a nie proces.

W wielu przypadkach od umowy o dzieło nie odprowadza się składek ZUS, co często obniża łączny koszt współpracy. Nadal jednak musisz rozliczyć podatek dochodowy. Trzeba pilnować, by dzieło nie miało cech klasycznego etatu, bo wtedy urzędnicy mogą zakwestionować taką konstrukcję i uznać, że powinna to być umowa o pracę.

Staż i praktyki

Jako właściciel jednoosobowej działalności możesz też przyjmować stażystów i praktykantów. To sposób, by stopniowo rozwijać firmę, a jednocześnie dać szansę osobom bez doświadczenia. Staż często obejmuje podstawowe obowiązki pod Twoim nadzorem, przy mniejszej odpowiedzialności niż w przypadku samodzielnego pracownika.

Jeśli staż finansuje urząd pracy, to urząd odpowiada za wypłatę stypendium, a Ty jesteś organizatorem miejsca pracy. Zwykle możesz wtedy przyjąć jednego stażystę na wskazany okres. Dostajesz wsparcie kadrowe, a część kosztów przenosi się na instytucję publiczną.

Czy na ryczałcie można zatrudniać pracowników?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ryczałt ewidencjonowany ogranicza możliwość zatrudniania. Ryczałt jest formą opodatkowania, w której podatek liczony jest jako określony procent przychodu, bez rozliczania rzeczywistych kosztów. W tym modelu nie tworzy się kosztów uzyskania przychodów, lecz płaci podatek od całości przychodów z działalności.

Forma opodatkowania nie blokuje zatrudniania. Ryczałtowiec może zatrudniać pracowników na umowę o pracę, zlecenie czy o dzieło. Musi jednak inaczej planować finanse. Wynagrodzenia oraz składki stają się „kosztem” tylko w sensie ekonomicznym, bo w podatku dochodowym od działalności nie obniżają podstawy opodatkowania.

Czy na ryczałcie można odliczyć koszty pracownika?

Przy ryczałcie podatnik nie odlicza kosztów uzyskania przychodów, w tym kosztów zatrudnienia pracowników. Podatek liczony jest od wartości przychodów ewidencjonowanych. Niezależnie od tego, ile płacisz pracownikom i ile kosztują Cię składki, Twoja stawka ryczałtu pozostaje taka sama i stosujesz ją do pełnej kwoty przychodu.

To oznacza, że każdy nowy pracownik obciąża Cię nie tylko wynagrodzeniem netto, ale także składkami i podatkiem od jego płacy, bez podatkowego „oddechu” po stronie działalności. Tym bardziej warto policzyć, ile realnie wyniesie całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby i ile dodatkowego przychodu musi ona wygenerować, by współpraca była dla Ciebie korzystna.

Jakie są skutki podatkowe i organizacyjne zatrudnienia?

Gdy zatrudniasz pracownika na JDG, przejmujesz pełen pakiet obowiązków pracodawcy. Obejmuje to nie tylko wynagrodzenie, ale także organizację dokumentacji, zgłoszenia do ZUS, rozliczanie zaliczek na PIT oraz stosowanie przepisów w obszarze BHP i czasu pracy. Formalności rosną wraz z liczbą osób w zespole.

Dla części przedsiębiorców to duży przeskok organizacyjny. Z jednej strony pojawiają się dodatkowe koszty i wymogi, z drugiej – rośnie możliwość skalowania działalności i przyjmowania większej liczby zleceń. W wielu branżach bez zatrudnienia choć jednej osoby trudno dalej się rozwijać w ramach jednoosobowej działalności.

Jakie obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego ma JDG z pracownikiem?

Wraz z pierwszym zatrudnieniem stajesz się pracodawcą w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Pojawia się obowiązek zgłoszenia pracownika, regularnego rozliczania składek i podatku oraz prowadzenia stosownej ewidencji. W praktyce wiele osób powierza ten obszar biuru rachunkowemu, ale możesz też prowadzić go samodzielnie, korzystając z narzędzi elektronicznych.

Obok ZUS trzeba pamiętać o comiesięcznym rozliczeniu zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników. Dotyczy to zarówno osób na umowie o pracę, jak i wielu umów cywilnoprawnych. Wyjątkiem są np. młodzi zleceniobiorcy do 26 roku życia objęci programem Bez PIT dla młodych, o ile spełniają ustawowe warunki.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Każde zatrudnienie wymaga zgłoszenia nowej osoby do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w umowie. Zgłoszenia dokonujesz na formularzu ZUS ZUA, który obejmuje m.in. ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Przy etacie dochodzą jeszcze składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zwolnienia ze składek dotyczą m.in. studentów i uczniów szkół ponadpodstawowych, którzy nie ukończyli 26 lat – ale tylko wtedy, gdy współpraca odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej i spełnia warunki ustawowe.

Składki ZUS od umowy o pracę

Przy umowie o pracę składki społeczne mają ustalone ustawowo stawki procentowe. Przykładowo w 2022 roku wynosiły one:

Do tego dochodzi Fundusz Pracy w wysokości 2,45% oraz FGŚP na poziomie 0,1%. Część składek finansuje pracodawca, część potrąca się z wynagrodzenia pracownika. Raz w miesiącu musisz złożyć deklarację ZUS DRA wraz z raportami imiennymi i przekazać łączną kwotę składek do ZUS.

Rozliczanie wynagrodzeń i zaliczek na PIT

Do Twoich zadań należy prowadzenie ewidencji wynagrodzeń oraz comiesięczne naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych płac. Zaliczki wpłacasz do urzędu skarbowego co do zasady do 20 dnia następnego miesiąca. Dotyczy to zarówno etatowców, jak i większości zleceniobiorców czy wykonawców dzieła.

Nie każda osoba wymaga jednak poboru podatku. Zleceniobiorcy i pracownicy do 26 roku życia mogą korzystać z programu Bez PIT dla młodych, jeśli suma ich przychodów mieści się w limicie rocznym. Wtedy rośnie wynagrodzenie „na rękę”, ale Twoje obowiązki w zakresie dokumentowania i raportowania nadal pozostają.

Czy niska składka ZUS i karta podatkowa wpływają na możliwość zatrudniania?

Wielu właścicieli JDG korzysta z ulg w zakresie ZUS, takich jak Mały ZUS czy Mały ZUS Plus. Naturalnie pojawia się pytanie, czy zatrudnienie pracownika nie spowoduje utraty prawa do takich preferencji. W praktyce ulgi dotyczą wyłącznie składek odprowadzanych od Twojej własnej działalności, a nie od wynagrodzeń pracowników.

Zatrudnienie pracownika nie zmienia zatem Twojego prawa do ulgi ZUS Plus, jeśli spełniasz pozostałe warunki – np. limit przychodów. Składki liczone od wynagrodzenia pracownika nie są ulgowe. Trzeba je naliczać według standardowych stawek. Dlatego w kalkulacji opłacalności zatrudnienia uwzględnij pełne obciążenia po stronie etatu lub zlecenia.

Jakie ograniczenia ma karta podatkowa?

Inaczej wygląda sytuacja przy karcie podatkowej. Tu przepisy wprost przewidują limity zatrudnienia. Przedsiębiorca rozliczający się w ten sposób może zwykle zatrudnić maksymalnie 5 osób i to wyłącznie na umowę o pracę. Przekroczenie tego limitu albo inne naruszenia mogą prowadzić do utraty prawa do karty.

Przy planowaniu powiększenia zespołu warto przeanalizować formę opodatkowania. W niektórych sytuacjach opłaca się zrezygnować z karty podatkowej i przejść na ryczałt albo skalę podatkową, jeśli zamierzasz dynamicznie powiększać liczbę zatrudnionych. Zmiana formy wymaga jednak przeliczenia skutków podatkowych dla całej działalności.

Przy analizie, czy Cię stać na pracownika, dobrym krokiem jest rozpisanie sobie na kartce głównych elementów kosztu brutto. W takim uproszczonym zestawieniu możesz uwzględnić:

• wynagrodzenie brutto pracownika,
• składki ZUS finansowane przez pracownika i przez Ciebie,
• składkę zdrowotną,
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• koszty dodatkowe, np. badania lekarskie, szkolenia BHP, odzież roboczą.

Czy przedsiębiorca na JDG może sam pracować na etacie?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może równocześnie być zatrudniona na podstawie umowy o pracę w innej firmie. To częsta sytuacja, gdy ktoś łączy etat z działalnością dodatkową, np. usługową. Z punktu widzenia przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych jest to dopuszczalne.

Ograniczenie pojawia się wtedy, gdy w umowie o pracę masz wpisany zakaz konkurencji. Jeśli Twoja działalność jest konkurencyjna wobec pracodawcy, możesz narazić się na konsekwencje finansowe i naruszenie Kodeksu pracy. Zanim otworzysz JDG, dobrze jest przeanalizować treść umowy o pracę lub skonsultować się z prawnikiem.

Jeśli myślisz o zatrudnieniu pierwszego pracownika, opłaca się usiąść z kalkulatorem i policzyć pełen koszt miesięczny. Ułatwi to krótka lista pytań, na które warto sobie odpowiedzieć:

1. Jaki przychód dodatkowy realnie wygeneruje nowa osoba?
2. Jakie są łączne koszty brutto zatrudnienia, łącznie z ZUS i podatkiem?
3. Czy forma opodatkowania (ryczałt, skala, podatek liniowy, karta) nie ogranicza planów zatrudnienia?
4. Czy poradzisz sobie z obsługą kadrową sam, czy lepiej zlecić ją księgowości?

Jednoosobowa działalność nie zamyka drogi do budowy zespołu. Warunkiem jest dobra kalkulacja kosztów, znajomość podstawowych przepisów i świadomy wybór formy zatrudnienia.